Principalele activitati ale managerului de proiect

Fiecare proiect prin insasi natura lui este unic si are de cele mai multe ori loc intr-un cadru organizational unic, din acest motiv si sarcina pe care fiecare manager de proiect trebuie s-o indeplineasca este unica. Totusi analizand mai multe proiecte se poate structura un tablou de activitati pe care managerii de proiect trebuie sa le indeplineasca si asta independent de proiect.
1.Configurarea obiectivelor – in mare aceasta activitate are in vedere stabilirea sau insusirea obiectivelor si directiilor generale de actiune, interpretarea acestora, reactia la modificarea lor, clari ficarea problemelor si delimitarea zonelor problematice.
2.Obtinerea resurselor – identificarea resurselor, negocierea lor, gestionarea lor eficienta.
3.Configurarea rolurilor si a structurilor – clarificarea si modificarea rolurilor proprii si ale celorlalti specialisti.
4.Stabilirea unor comunicatii bune - crearea legaturilor dintre diversi indivizi si grupuri care contribuie la desfasurarea proiectului, astfel incat acestia sa poata sa-si manifeste sprijinul si implicarea
5. Vizualizarea imaginii de ansamblu – adoptarea perspectivei “din elicopter” , gestionarea timpului si a resurselor, anticiparea evenimentelor neprevazute si a actiunilor persoanelor implicate in proiect ( mai ales cele ale persoanelor care se opun)
6.Propulsarea proiectului – efectuarea de actiuni si asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al proiectului, mai ales in fazele lui dificile.
Importanta acestor activitati poate varia de la un proiect la altul, dar in mare acestea sunt capitolele pe care un manager de proiect trebuie sa le aiba in vedere in activitatea sa.
Voi reveni in viitor cu unele detalii asupra acestor activitati dand si unele exemple concrete.

Proiecte cu finantare europeana - Fisa de proiect bat-o vina ...

In urma cu cateva zile un amic m-a rugat sa arunc o privire pe dosarul lui de proiect. Proiectul era unul ce se dorea cu finantare de la Comunitatea Europeana si fusese respins. Omul era destul de suparat deoarece cheltuise mai multe mii de euro cu intocmirea lui platind o firma de consultanta.
De mult doream sa pun mina pe un astfel de dosar, deoarece pana acum am fost implicat mai mult tangential in astfel de proiecte.
De cum am deschis dosarul din deformatie profesionala am cautat fisa de proiect. Spre surprinderea n-am gasit ceva ce sa semene cu o fisa de proiect ci doar o descriere destul de pompoasa a proiectului din care sincer n-am prea inteles mare lucru. M-am oprit a mai parcurge dosarul si am cerut interlocutorului meu lamuriri pentru a ma edifica asupra ceea ce doreste sa faca.
Atunci cand incepi un proiect cel mai important este intocmirea unei fise de proiect. Desi nu exista un tipic anume fisa de proiect trebuie sa raspunda clar si concis la niste intrebari de genul:
1. De ce ? - de ce faci proiectul
2. Care sunt obiectivele proiectului ? - ce probleme doresti sa rezolvi cu el
3. Cui se adreseaza proiectul? - cine este beneficiarul
4. Cu cine? - competentele si expertiza necesara
5. Unde ? - unde se doreste implementare proiectului
6. Care sunt rezultatele asteptate ? - la ce te astepti dupa terminarea proiectului

In functie de proiect sigur ca mai sunt si alte intrebari la care trebuie sa raspunzi atunci cand intocmesti o fisa de proiect.
In cazul amicului meu aceasta fisa era continuta intr-o asa zisa descriere a proiectului si care nu raspundea in mod clar la nicio intrebarea de genul celor mai de sus.
Oricine analizeaza un proiect, primul lucru pe care il face este sa vada despre ce este vorba in acel proiect, si vrea sa vada acest lucru intr-un mod clar si fara echivoc. Daca te apuci si scrii tot felul de povesti ca sa atarne greu dosarul la cantar cu siguranta locul proiectului tau este la cosul de gunoi. Sa fim intelesi un proiect nu este ca comentariul din scoala de la orele de limba romana in care fiecare vorbeste vrute si nevrute, oamenii care analizeaza astfel de dosare nu au timp sa citesca povestile noastre, ei vor dintr-o singura privire sa se edifice asupra proiectului nostru si daca i se pare interesant va trece mai departe cu analiza.

Una peste alta i-am spus amicului meu ca asa cum eu m-am oprit dupa primele pagini cu analiza asa si comisia care a analizat proiectul l-a respins pentru simplul motiv ca nu e clar si concis din capul locului ce vrea sa faca.
In final imi permit o remarca. In ultimul timp au aparut pe piata tot felul de experti si de consultanti care va iau bani grei pentru intocmirea dosarelor de proiect. Trebuie spus ca multi din ei au pus mana pe diverse documentatii si modele de proiecte si multi nu au niciun fel de competente in ceea ce priveste managementul de proiect ci nu fac altceva decat copy&paste in diverse template-uri, de cele mai multe ori lipsindu-le limbajul necesar. Inainte de a lua legatura cu o astfel de firma de consultanta cred ca mai util ar fi sa cheltuiti cativa banuti cumparand o carte de familiarizare in managementul de proiect care va va lumina putin in ceea ce priveste termenii si limbajul specific , astfel ca atunci ca aveti o discutie cu cineva pe aceasta tema sa va dati seama ca persoana respectiva este competenta sau nu in domeniul respectiv.