Lupta pentru resurse

Asa cum am mentionat in postul anterior, una din principalele atributii ale managerului de proiect este indentificare, negocierea si obtinerea resurselor pentru proiectul sau. Cand ne referim la resurse gandul nostru trebuie sa zboare mai intai la materiale/echipamente si oameni si mai putin la bani sau timp. Banii in mod normal nu ar trebui sa constituie o problema daca proiectul a fost aprobat si bugetul alocat. Singura noastra grija este sa ne asiguram ca banii vor fi disponibili atunci cand vom avea nevoie de ei, este cunoscut faptul mai ales cand e vorba de sume importante ca contabilii obisnuiesc sa-i tina prin tot felul de depozite si ca s-ar putea sa ne trezim ca nu putem platii un furnizor tocmai datorita faptului ca " nu se poate abia am constituit un depozit avantajos si doar peste 3 saptamani ajunge la scadenta". Totusi consider ca daca iti faci temele cu grija banii ar fi in principiu resursa cea mai usor de gestionat. Am exclus aici din start ideea ca avem un proiect aprobat si pornit pentru care nu exista suficiente fonduri alocate desi cazul asta in romanica nostra s-ar putea sa-l intalnesti destul de des. Resursa timp in general nu este direct controlabila, ea depinde foarte mult de celelalte resurse materiale/echipamente si oameni.
Aceste resurse de fapt sunt marea problema a managerului de proiect. De exemplu pentru o anumita operatie avem nevoie de un excavator sau de o macara. Problema este ca nu intotdeauna avem disponibila macaraua in momentul in care ne dorim. Problema se complica de exemplu daca de exemplu avem nevoie de excavator si macara exact in acelasi timp. Iata deci ca e posibil sa intarziem proiectul pentru simplul motiv ca nu avem disponibile niste resurse exact la momentul planificat. Un astfel de caz dupa parerea mea se trateaza ca "RISC" si trebuie trecut in foaia de riscuri si monitorizat atent. Cu cateva zile inainte de necesitatea resursei respective trebuie sa ne asiguram ca o avem disponibila si ceea ce recomand eu, un plan de contingenta este bine venit, putem contacta mai multi furnizori de echipamente asfel ca sa ne asiguram ca macar unul din ei ne poate oferi la data stabilita de noi excavatorul sau macaraua dorita.
Cam acelasi lucru se intampla si in cazul oamenilor, e foarte probabil ca atunci cand avem nevoie de un electrician sau un inginer constructor el sa nu fie disponibil. Totusi in cazul oamenilor as dori sa ma opresc asupra unui alt aspect. Cand lucram cu furnizori externi sigur ca nimic nu ma opreste sa caut un alt electrician sau inginer constructor, dar ce ne facem cand ii avem angajati pe hartie in proiect iar proiectul nostru are o structura matriciala, adica oamenii sunt pe de o parte subordonati noua si pe de alta parte subordonati managerului departamentului din care face parte, adica lucreaza in proiect part time. Intotdeauna legatura omului cu seful direct este mai puternica si tendinta va fi sa neglijeze proiectul. Lucrurile sunt chiar mai rele in cazul in care managerul lui direct face parte din cei ce nu sustin proiectul. In cazul asta chiar avem o problema. Mentinerea unei comunicatii bune cu ceilalti manageri din firma este desigur regula de aur. Trebuie sa ne face timp intotdeauna de vizite de curtoazie pe la managerul X sau Y sau sa nu ne sfiim sa-l invitam la cafea si o mica palavrageala. Dar sa nu uitam niciodata sa aducem in discutie proiectul si sa-i sugeram ca succesul proiectului depinde si de el si de modul in care va stii sa-si implici si sa-si motiveze oamenii din subordine. Daca o anume persoana si-a facut bine treaba sa nu ne sfiim sa-i gadilam putin orgoliul " X a facut o treaba buna cred ca este si meritul dumnevoastra ....." si alte dulcegarii de genul asta.
In ceea ce priveste resursele, capacitatea de negociere a unui manager de proiect este serios pusa la incercare. Iata de ce trebuie permanent sa ne imbunatim capacitatea de negociere si totodata legat de ea capacitatea de comunicare in general.